O Arquivo Público Municipal de Chapecó (APMC), fundado em 1993, instituído na forma da Lei Municipal nº 3.536/1993 e reestruturado pela Lei Municipal Nº 7.196/2018, mantém sob sua custódia documentos de valor administrativo, contábil, pessoal e histórico da Prefeitura Municipal de Chapecó. O acervo ainda contempla Projetos e Habite-se aprovados pelo Poder Público, alusivos à sociedade civil e a própria Prefeitura Municipal, desde 1943 até 2007. Em sua criação ficou atrelado à antiga Secretaria da Administração e Fazenda da Prefeitura. A partir de 2003 passou a pertencer à Fundação Cultural de Chapecó. Atualmente, por intermédio da Fundação de Cultura de Chapecó, o Arquivo Público Municipal está alocado na Ala Norte da Arena Condá, num espaço do prédio destinado a órgãos da Secretaria de Saúde. A obra foi inaugurada no dia 17 de Abril de 2014, num espaço de 680m² que contou com o investimento da Prefeitura Municipal de Chapecó no valor de R$ 181.588,90.

Hoje, já são mais 23 (vinte e três) mil Projetos e 8800 (oito mil e oitocentos) mil Habite-se higienizados, numerados, organizados, descritos, indexados em sistema informatizado e armazenados no espaço. Este trabalho resultou em um atendimento especializado e eficaz ao público, levando em média 3 (três) minutos no tempo de espera. Em média são 50 atendimentos por mês. Além disso, o Arquivo também oferece o serviço de autenticação de documentos, consulta e a reprodução por meio de fotografias e digitalização de documentos em formato A4.

As novas atividades desenvolvidas partiram de princípios básicos de organização do ambiente de trabalho: recomposição das salas, definição das funções dos servidores e de uma rotina de trabalho, elaboração do diagnóstico do arquivo, periodicidade de reuniões sobre planejamento operacional, tático e estratégico; da aplicação dos procedimentos da gestão documental: avaliação dos documentos, conservação e preservação, classificação, descrição, difusão e acesso. Logo, foi criado o mapa do arquivo, para facilitar a localização dos documentos; novos protocolos de controle de entrada e saída de documentos (em meio físico e digital); planejamento e execução de novo armazenamento (disposição das caixas nas prateleiras); processamento técnico adequado e padronizado (higienização dos documentos, armazenamento, preservação e conservação); descrição, indexação e informatização dos documentos da diretoria de recursos humanos e dos projetos e habite-se; elaboração de relatórios anuais de atendimentos internos e externos; cadastramento do APMC no site do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), sub-link: Cadastro de entidades custodiadoras de acervos arquivísticos, para dar visibilidade ao arquivo; organização de eventos, entre outros.

No que diz respeito às funções do arquivo propriamente ditas, após a elaboração do diagnóstico, que dentro da Arquivologia está introduzido à avaliação documental, compreendeu-se, fundamentalmente, o levantamento da situação das massas documentais acumuladas no âmbito da Prefeitura, identificando problemas no gerenciamento da informação arquivística.

A partir destas transformações, a fim de executar-se um trabalho de qualidade, o tratamento arquivístico partiu da origem, ou seja, no momento de produção do documento. A preocupação do Arquivo Público voltou-se a gestão da informação em todas as fases de vida do documento (fase corrente, intermediária e permanente), e para que o processo começasse a ganhar forma e credibilidade, foi necessário todo um conhecimento técnico de uma especialista na área de arquivos (Arquivista) que contribuísse de forma muito mais efetiva para a otimização do uso dos sistemas de informação da Administração Pública, além da capacitação dos novos servidores da equipe.

Outrossim, foram criados: o Regimento Interno do APMC e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. O regimento interno do APMC, instituído na forma da lei pelo Decreto nº 35.069/2018, visa estabelecer regras para regulamentar o funcionamento do arquivo perante a administração pública e a sociedade civil, e diretrizes sobre o que é um arquivo público e quais são as suas atribuições. Foi organizado em capítulos, conforme sugestão da cartilha de Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania, facilitando a compreensão da estrutura do APMC e suas atividades de atuação.

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é a responsável pela avaliação e seleção da documentação e tem como objetivo estabelecer prazos de guarda ou eliminação, em conformidade com a legislação no que diz respeito aos prazos de documentos que poderão constar temporariamente nos arquivos institucionais e àqueles documentos que não deverão ser descartados.

Os critérios de avaliação e seleção estão diretamente vinculados ao cumprimento da legislação correspondente, à estrutura organizacional e à política da instituição quanto à determinação de valor dos documentos não abrangidos pela legislação. Para a composição da comissão, a estrutura e funcionamento da prefeitura devem ser de conhecimento da equipe formada, pois facilita a aplicação de juízo de valor ao acervo documental, viabilizando o processo de identificação de cada documento, bem como a sua relevância ou não em permanecer no arquivo.

Vale salientar a importância da atuação do arquivo nesse trabalho e da análise da documentação por um especialista da área, evitando-se o descarte indiscriminado de documentos que possuem valor histórico e que poderão servir de material de estudo aos pesquisadores e historiadores a posteriori.

A CPAD da Prefeitura Municipal de Chapecó exerce funções pertinentes aos arquivos das secretarias e demais órgãos da administração pública municipal, em relação à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e/ou eliminação de documentos. Para sua composição foi solicitado aos secretários municipais a indicação de dois servidores efetivos do quadro de cada secretaria, a fim de evitar variações que pudessem interferir no trabalho desenvolvido e constituir uma comissão interdisciplinar.

Atuante desde o dia 29 de março de 2018, a CPAD deve reunir-se por no mínimo uma vez ao ano e o APMC pode ser solicitado a qualquer tempo, quando houver demanda, pelos órgãos municipais. Até o presente momento, a CPAD e o APMC já descartaram mais de 110 (cento e dez) metros lineares de documentos da Prefeitura.

O APMC ainda passou a prestar assessoria a outros órgãos da Prefeitura quanto ao armazenamento e avaliação documental. A lei Nº 7.196/2018, grande conquista para o Arquivo, em seu Art. 19, garantiu que os documentos declarados de cunho histórico e permanente não pudessem mais sair das dependências do APMC, cultura de muitos anos mantida no espaço e pelos cidadãos que o procuravam para fazer pesquisa.

O espaço é aberto a pesquisa e visitações ao público interno e externo à Prefeitura e pode ser acessado mediante solicitação formal.

Legislações em vigor:

Lei de criação nº 3.536 de 10 de agosto de 1993. (Reestruturada pela Lei nº 7.196/2018)

Lei nº 7.196 de 23 de outubro de 2018. (Reestrutura a Lei de criação do Arquivo)

Decreto nº 35.031, de 06 de fevereiro de 2018. (Criação da CPAD)

Decreto nº 35.044, de 15 de fevereiro de 2018. (Nomeação dos membros da CPAD)

Decreto nº 35.069, de 19 de fevereiro de 2018. (Regimento Interno)

Missão:

Garantir a qualidade nos serviços prestados de guarda e gestão do acervo documental, assegurando o livre exercício do direito dos cidadãos ao acesso à informação.

Visão:

Consolidar o Arquivo Público Municipal de Chapecó como fonte de pesquisa histórica e cultural aos membros da Administração Pública Municipal e Sociedade Civil.

Valores:

Responsabilidade Social

Acessibilidade

Cidadania

Conscientização

Ética

Cultura

História

Excelência

Imparcialidade

Transparência

Endereço: Rua Marechal Floriano Peixoto, 700 L, 3° Piso, Ala Norte, Arena Condá CEP: 89801-500

Horário de atendimento: Segunda a Sexta-feira das 8h às 11h45 / das 13h às 17h30

E-mail: arquivopublico@chapeco.sc.gov.br

Telefone: (49) 3319-1420